Como criar uma programação diária em 6 passos?

Crie uma lista de tarefas
Antes de começar a organizar suas tarefas, primeiro anote tudo o que você precisa realizar durante o dia. Inclua itens recorrentes como reuniões, treinos e compromissos, bem como tarefas pontuais, como prazos ou telefonemas. Você pode decidir o quão detalhada deseja que sua lista seja. Por exemplo, se adicionar “ir almoçar” ajuda a estruturar o seu dia, sinta-se à vontade para incluí-lo.

Dica:Não há problema se você não tiver certeza sobre todas as tarefas que precisará realizar na próxima semana. Você sempre pode adicionar novos itens à sua lista conforme eles surgirem.

Priorize suas tarefas
Se sua lista de tarefas parecer esmagadora, não se preocupe: priorizar ajudará. Priorizar dá a você uma noção mais clara do que precisa ser feito primeiro. Se parece

você não terminará tudo hoje, saberá quais tarefas têm impacto mais imediato e devem ter precedência.

Para priorizar, rotule cada tarefa como de alta, média ou baixa prioridade. Considere estas questões ao classificar suas tarefas:

• Quais tarefas têm prazos fixos?
• Quais tarefas devem ser concluídas em dias específicos?
• Quais tarefas causarão estresse se não forem realizadas?
• Quais tarefas desejo realizar a seguir?
• Quais tarefas podem esperar?

Dica:Se você tiver tarefas conflitantes, avalie qual delas é mais urgente. Por exemplo, se um projeto for para um cliente e outro for para seu chefe, o projeto do cliente provavelmente terá prioridade. Se os prazos se sobrepuserem, não hesite em pedir ajuda aos colegas ou ao seu gerente ou delegar tarefas sempre que possível.

Definir prazos
Analise sua lista de tarefas e certifique-se de que cada tarefa tenha um prazo claro. Se você não tiver certeza da data exata de vencimento, estabeleça um prazo razoável para agora – você sempre poderá ajustá-lo mais tarde.

Assim como a priorização, os prazos ajudam a identificar quais tarefas são mais urgentes e orientam quando concluí-las. Sem prazos, é fácil perder entregas importantes, mesmo que você tenha tempo suficiente. Na verdade, prazos pouco claros são um dos principais motivos pelos quais as tarefas atrasam.

Dica:Os prazos não são apenas para o trabalho. Estabeleça prazos para objetivos pessoais também, como treinar para uma maratona. Por exemplo, divida seu plano de treinamento em quantos quilômetros correr por semana, para estar totalmente preparado para a corrida.

Identifique eventos recorrentes
Depois de definir os prazos, anote todos os eventos recorrentes em sua lista de tarefas. Podem ser reuniões semanais, clubes do livro mensais ou telefonemas regulares com clientes. Destaque-os para garantir que você não os ignore.

Organize tarefas por horário, prioridade ou prazo
Agora vem a parte divertida: organizar sua lista de tarefas. Organize as tarefas por hora do dia, prioridade ou prazo. Ao alocar tarefas em sua programação diária, siga a ordem que você criou com base na prioridade. As tarefas de alta prioridade devem ser concluídas primeiro, enquanto as de menor prioridade podem ser guardadas para o final do dia ou da semana. Certifique-se de espalhar também seus eventos recorrentes por toda a sua programação. À medida que você marca as tarefas, sua agenda será preenchida naturalmente.

Mantenha-se flexível
Com sua programação mapeada, você está pronto para começar. No entanto, é importante permanecer flexível. A programação que você cria no início do dia pode não ser exatamente como o seu dia se desenrola. As coisas podem mudar e as tarefas podem demorar mais ou menos tempo do que o esperado, por isso permaneça adaptável à medida que surgem novas prioridades e desafios.